Comment profiter efficacement des opportunités du numérique ?

Date : 01/11/2017
Lieu : Brain-Booster

Le Panel

Alain NTEFF

Founder Gifted MUM

Christelle MEKUATE

Experte en transformation digitale

Alain MIKO

Account Executive Public & Commercial Sector Cameroon MICROSOFT

L’univers du numérique est très vaste, certains usages sont très faciles à intégrer et peuvent se faire au niveau des compétences individuelles. D’autres peuvent modifier en profondeur l’organisation de l’entreprise. Plus les usages qu’on souhaite développer dans notre activité modifient les habitudes, plus il sera nécessaire d’y consacrer du temps et des ressources. Enfin, la mise en œuvre de certains projets nécessite une réelle expertise, si vous souhaitez être performant à une certaine échelle, vous devrez impérativement vous faire accompagner par des professionnels compétents.
Nous vous proposons quelques astuces adaptées aux petites entreprises et qui vous permettront d’être beaucoup plus efficace dans vos activités quotidiennes, ainsi que quelques projets structurants réalisables assez aisément par une TPE/PME qui aspire un développement plus palapable.

QUELQUES ASTUCES ADAPTEES AUX PETITES ENTREPRISES

1- Utilisez Google plus efficacement
Google est une mine d’or à informations. Vous pouvez y trouver la réponse à pratiquement toutes vos problématiques. Dites juste exactement à Google ce que vous cherchez et il vous le trouve. (Exemple : comment mettre une image en filigrane dans un document word ? comment faire un gâteau à l’orange ?). Des questions les plus basiques aux plus sophistiquées, Google vous donnera la réponse dans les détails et selon votre convenance (sous forme de texte, vidéo, image, etc.).
Cependant le souci avec cette profusion d’information est que cela peut prendre beaucoup de temps pour trouver l’information qui soit tout à fait adaptée à la spécificité de notre besoin et il est facile de se perdre. Pour gagner en efficacité, vous pouvez vous poser les questions suivantes avant de vous lancer : Quels sont les mots clefs qui décrivent ce que vous recherchez ? Qui détient ces informations ? Sur quels types de sites pourriez-vous les trouver ? À partir de ces informations, vous allez pouvoir orienter votre recherche avec davantage de pertinence. Cela ne doit pas vous dispenser de jeter un œil critique sur les pages que vous visitez car toutes les sources ne se valent pas et il ne faut pas hésiter à recouper les informations que vous puisez sur internet. Deux autres astuces très efficaces consistent, d’une part, à concentrer l’outil de recherche sur un nom de domaine en utilisant la requête site:.nom-de-domaine.com (voir 1), et d’autre part, à opérer des recherches en précisant la période dans le temps (voir 2 et 3).

2- Utilisez le CLOUD
Le terme CLOUD peut vous faire peur. Pourtant la plus part d’entre vous sont déjà de grands utilisateurs du Cloud sans même en être conscient. Par exemple votre adresse mail est dans le cloud, les documents, messages, images que vous vous envoyez par mail sont gardez dans le Cloud. Si vous l’utilisez déjà de cette façon vous pouvez l’utiliser de façon encore plus efficiente.
Vous avez un ordinateur, un smartphone, une tablette… sachez qu’en utilisant le Cloud vous pouvez accéder à vos documents, images, vidéos et tout autre fichier où que vous soyez. Il suffit de le ranger dans le Cloud et où que vous soyez, quelque soit l’appareil dont vous disposez, vous ouvrez simplement votre espace Cloud pour accéder à vos fichiers.
Voici donc quelques applications gratuites qui vous offrent un espace Cloud : Dropbox, Google Drive, Wuala. Saisissez juste le nom de ces applications sur Google et il vous permettra de les télécharge, puis l’application se chargera très simplement de vous expliquer comment elle fonctionne. Rassurer vous, si vous avez une incompréhension vous pouvez toujours poser votre question à Google et vous serez surpris de la précision des réponses !
Donc vous faites un travail sur un document depuis votre desktop au bureau et vous souhaitez continuer à travailler dessus sur votre laptop à la maison. Vous me direz je le mets dans ma clé USB et puis je rentre avec pour continuer à travailler dessus. Ok. Si par contre vous souhaitez que un ou deux autres collaborateurs apportent des contributions à ce même document ? Allez vous le mettre dans la clé USB de chacun pour recevoir en suite deux autres documents que vous devrez traiter chacun à son tour pour ensuite centraliser les modifications ?? PERTE DE TEMPS.
Pour simplifier cela, vous rangez simplement votre document dans votre compte Google Drive par exemple et vous donnez l’accès à ce document à tous les collaborateurs qui doivent y contribuer. Résultat, chacun accède au même document où qu’il se trouve et apporte ses modifications sur ce même document. Ainsi tout le monde est au même niveau d’information en temps réel et vous obtenez une mouture finale de façon naturelle sans avoir à traiter plein de documents.
Et oui c’est ça la magie du Cloud !!
Cependant soyez prudent si vous traitez des données à caractère ultra confidentiel, dans ce cas il serait préférable d’opter pour des solutions Cloud Payantes qui propose des niveaux de sécurité beaucoup plus élevés.

3- Apprenez à gérer efficacement votre boite mail
L’email reste indéniablement l’outil de communication principal de la plupart des profes- sionnels. Pourtant, nombreux sont ceux qui éprouvent des difficultés à gérer efficacement leur messagerie. Les principaux ennemis de la productivité sont les spams et les emails d’importance très faible qui ont tendance à noyer les informations vraiment essentielles.
Une première astuce permettant d’accroître son efficacité consiste à identifier toutes les newsletters auxquelles vous êtes inscrits, à vous désabonner de celles qui ne sont pas pertinentes pour ensuite créer un dossier dans lequel ces emails seront rangés automatiquement.
Une deuxième astuce consiste à parcourir l’ensemble de ses emails avant de les traiter en profondeur et de les catégoriser en utilisant des marqueurs de couleur pour indiquer le caractère d’urgence et d’importance des emails. De cette manière, vous serez en mesure de mieux canaliser le flux d’email que vous recevez.
Enfin, classer vos emails importants dans des dossiers thématiques vous permettra de gagner beaucoup de temps si vous devez retrouver ces informations au bout de plusieurs semaines. Par exemple tous les E-mails liés à un événement ou à une entreprise cliente, vous pouvez les ranger dans un dossier auquel vous donnez un nom, de sorte que lorsque vous recherchez des mails liés à cette entreprises ou cet événement vous ouvrez tout simplement le dossier y relatif et cela facilitera largement la fouille).

4- Utiliser le partage de connexion de son smartphone
La plupart des smartphones récents ont une fonctionnalité extrêmement utile aux professionnels nomades. Ils vous permettent de partager votre connexion très rapidement avec vos autres appareils. Dès lors, vous serez en mesure d’utiliser votre ordinateur portable ou votre tablette pour accéder à vos mails ou à des documents de travail. Par ailleurs, ce type de connexion à internet est beaucoup plus sûr que les hotspots publics qu’on trouve dans les gares ou dans de nombreux restaurants. Bien entendu, pour bénéficier de cette fonctionnalité, vous devez disposer d’un forfait qui vous permet de surfer sur internet avec votre téléphone

5- Scanner des documents avec son téléphone
Vous êtes sur un salon et vous souhaitez stocker les brochures que vous avez recueillies. Les smartphones Android et Apple vous permettent d’installer une application utilisant votre appareil photo pour scanner les documents. Vous allez pouvoir très facilement enregistrer un document de plusieurs pages en format PDF avant de vous l’envoyer en pièce jointe par email ou sur votre Dropbox. Super pratique dans plusieurs situations où vous n’avez pas la possibilité d’avoir un scanner à proximité.

6- Utiliser les cartes mentales
Beaucoup moins connus que le traitement de texte, les logiciels de cartes mentales permettent de réaliser des arborescences qui organisent visuellement des idées sous forme de titres et de mots clefs. Ces outils sont très polyvalents et faciles à utiliser. Ils permettent de réaliser des listes de tâches, de clarifier ses idées en vue de préparer un discours ou rédiger un texte. Ils sont très utiles pour structurer un projet ou préparer un plan d’action. Si cet outil ne se substitue pas à Word ou à PowerPoint, il permet de structurer rapidement votre réflexion avant de passer à l’étape de rédaction finale. Initialement développé pour les ordinateurs, on trouve maintenant d’excellentes applications sur tablette et des solutions hébergées sur internet. Cherchez juste sur Google : outil gratuit pour générer des cartes mentales et vous en trouverez de nombreux

7- Mieux gérer ses mots de passe
Avec le développement d’internet et la démultiplication des services accessibles en ligne, le nombre de mots de passe à retenir a considérablement augmenté.
Combien de précieuses minutes avez-vous perdues à récupérer des mots de passe oubliés ? A contrario, peut-être avez-vous décidé de protéger tous vos comptes par un même mot de passe. Mais dans ce cas, le mot de passe est-il vraiment robuste ? Avez-vous vraiment conscience des risques auxquels vous vous exposez ?
Une première solution peut consister à utiliser le système de gestion de mots de passe proposé par votre navigateur Firefox ou Internet Explorer et de tous les protéger par un mot de passe principal.
Basée sur le même principe, une deuxième solution, beaucoup plus satisfaisante, consistera à utiliser un service spécialisé tel que lastpass.com, keepass.fr ou dashlane.com. Pour ces deux solutions, vous allez devoir mémoriser le mot de passe principal car il sera votre sésame pour accéder à tous vos comptes sur internet. Par ailleurs, il devra être robuste pour ne pas être facilement trouvé par un « pirate ». Une bonne solution consistera à réaliser un mot de passe composé d’une phrase, qui peut par exemple être une adresse que vous êtes seul à connaître. Voici un exemple de mot de passe robuste facile à retenir 911RueDuGHorloge5etg

En conclusion : Utiliser les technologies à bon escient
Gardez en tête que les technologies ne sont ni bonnes ni mauvaises : tout dépend de la façon dont vous les utilisez. Dans certains cas, elles peuvent améliorer considérablement votre productivité au travail, alors que dans d’autres, elles auront plutôt tendance à nuire à votre efficacité. Votre cerveau n’est pas multitâche ! Malgré ce que certains essayent de vous faire croire, le cerveau humain n’est pas multi- tâches. À chaque fois que vous êtes interrompu, vous devez fournir un effort considérable pour vous remotiver et vous reconcentrer. Un bon usage du numérique signifie donc qu’il faut être capable de fermer sa messagerie, couper son téléphone, de fermer les fenêtres de ses réseaux sociaux pour pouvoir bénéficier d’une plage de travail où vous serez parfaitement concentré sur la tâche que vous souhaitez réaliser.

QUELS PROJETS STRUCTURANTS POUR UNE PETITE ENTREPRISE ?

Pour les chefs d’entreprise, il est essentiel de comprendre dans quelle mesure le numérique est à la fois porteur de menaces et d’opportunités. Il faut pouvoir choisir les bons logiciels, les bons prestataires, recruter ou former les bonnes personnes qui sauront s’occuper de l’informatique, du site internet, de la vente en ligne, des réseaux sociaux … Il faut pouvoir identifier les investissements qui feront la différence et savoir combien investir pour obtenir des résultats à la hauteur des attentes.

1- S’équiper d’une solution métier
Il existe aujourd’hui des logiciels de gestion gratuits tels que ODOO pour de nombreux métiers. Ils permettent de gérer et de mettre en relation différents aspects de votre activité (Comptabilité, la vente, la gestion de la relation client, la gestion des Ressources Humaines etc.). vous pouvez également choisir d’utiliser des solutions séparées qui gèrent une fonction en particulier. Cela dépend de l’envergure de vos activités et de la forme de votre entreprise. Par exemple, un salon de coiffure pourra prendre une solution pour gérer ses prises de rendez-vous, préciser des informations dans le but de mieux fidéliser sa clientèle. Un commerce pourra y gérer ses achats et ses stocks, éditer des codes barre, gérer des cartes de fidélité et des promotions. Ces logiciels jouent un rôle très structurant dans l’entreprise. C’est souvent la première marche numérique à franchir pour progresser.
Lorsqu’on doit gérer de nombreux clients ou que l’on est confronté à un renouvellement régulier de ses commerciaux, il peut être très utile de se doter d’un logiciel de gestion de la relation client. Dès lors, un commercial fraîchement arrivé dans l’entreprise pourra bénéficier de l’historique des échanges avec un client et identifier précisément ses cycles d’achats. Ce type d’outil peut donc être très utile pour maintenir un haut degré de personnalisation de la relation client à travers le temps. Il permettra de travailler la fidélisation et développer une communication ciblée qui s’appuie sur des segments de clientèle et qui automatise de nombreux messages personnalisés.

2- Travailler à développer sa e-réputation
Une tendance qui n’a cessé de s’accentuer au cours des dernières années concerne l’importance prise par les évaluations laissées par les internautes. Initiées sur Ebay, Amazon ou encore Booking, ces évaluations jouent d’ores et déjà un rôle crucial dans les choix qu’effectuent les consommateurs dans l’achat de prestations touristiques ou produits de grande consommation. Il y a fort à parier que cette pratique sera amenée à se développer dans de très nombreux secteurs d’activités. L’impact est tel que de nombreuses entreprises ont d’ores et déjà intérêt à réfléchir à un processus de collecte des avis clients pour éviter de voir leur réputation salie par quelques avis très négatifs laissés par des clients mécontents. En effet, si on ne trouve sur internet que quelques avis très négatifs à propos d’un produit ou d’un service, l’image renvoyée sera extrêmement détériorée. Si en revanche, ces avis sont contrebalancés par d’autres avis positifs en plus grand nombre, les visiteurs y prêteront moins attention et l’image renvoyée sera globalement positive.

3- S’équiper d’une solution de gestion électronique de documents
Dans un monde où la quantité d’informations produites ne cesse de croître, il devient crucial pour de nombreux métiers d’être en mesure de créer des bases de connaissances qui stockent des articles issus d’internet, des documents téléchargés, et des documents produits par l’entreprise. Cependant, stocker l’information ne suffit pas, il faut aussi être en mesure de retrouver l’information dont vous avez besoin au moment où vous en avez besoin. Il est en effet très courant qu’on télécharge un document, qu’on le range dans un dossier, et que quelques mois plus tard, au moment opportun, on ait complètement oublié où il se trouve. C’est tout l’enjeu des solutions de gestion de document et des bases de connaissances. Si vous travaillez dans une TPE, vous pouvez facilement mettre en œuvre ce type de projet avec une solution comme Evernote qui vous permettra notamment de conserver les informations issues de votre veille sur internet.

4- Utiliser les réseaux sociaux professionnels

  • Pour identifier des partenaires et initier l’échange : Lancés en 2003 et en 2004, Viadeo et Linkedin sont les porte-drapeaux du “Networking” professionnel. Outils parfaits, ils sont en forte croissance au niveau national et mondial et seront amenés à devenir un outil important de la relation entre professionnels
  • Pour identifier les bons interlocuteurs : Si vos clients sont des PME ou des grands comptes, vous savez qu’il est essentiel d’identifier des interlocuteurs susceptibles de relayer votre offre vers les bonnes personnes. Avec leur nombre croissant d’inscrits, les réseaux sociaux professionnels vous permettent de cibler précisément les interlocuteurs qui peuvent être intéressés par vos offres et qui peuvent en faire la promotion en interne. Chaque personne disposant d’un compte sur les réseaux sociaux professionnels peut être un moyen “de mettre le pied” dans l’entreprise. Dès lors, Linkedin et Viadeo représentent une base de données mise à jour par les professionnels eux-mêmes. Ces réseaux peuvent permettre au commercial de structurer un fichier de prospection listant des entreprises susceptibles d’être clientes et précisant le nom d’un contact à approcher, sa position dans l’entreprise, son numéro de téléphone et son email (parfois).
    Pour tirer profit de cette approche, il est essentiel d’apprendre à utiliser efficacement le moteur de recherche de ces sites, et savoir dissocier les personnes les plus actives des personnes qui n’ont fait que créer un compte et qui ne savent pas encore comment l’utiliser.
    En effet, si vous n’avez que peu de temps à consacrer à ces réseaux, vous devez l’utiliser au mieux, et un utilisateur peu actif risque de ne pas s’apercevoir que vous l’avez approché. Alors plutôt que de perdre votre temps sur des personnes peu actives, ciblez celles qui sont à la fois actives et pertinentes pour le développement de votre activité.
  • Pour identifier des talents : Au fur et à mesure qu’ils gagneront en maturité, les réseaux sociaux professionnels représenteront à la fois une nouvelle génération “d’annuaires d’entreprises” pour identifier des prestataires, et “un vivier de compétences” lorsque vous rechercherez des profils expérimentés afin de développer votre activité

5- Préparer son projet de site internet
Trop souvent, les chefs d’entreprise qui lancent leur premier site internet focalisent sur l’achat d’une solution ou d’une prestation sans s’interroger réellement sur leurs objectifs et les moyens à mettre en oeuvre pour les atteindre. Parmi les objectifs clefs, un site internet d’entreprise se devra de générer du trafic, de susciter la confiance des visiteurs et provoquer des actions telles que des demandes de devis, des contacts téléphoniques ou des achats en ligne dans le cadre d’e-commerce.

  • Générer du trafic de qualité
    La base d’une stratégie e-marketing commence toujours par une réflexion approfondie sur le “référencement naturel” dans Google qui est un passage obligé pour une immense majorité des internautes. Le but est de créer des pages contenant des textes intéressants pour vos clients, et les optimiser pour ressortir dans les premières réponses des résultats lorsqu’ils tapent des mots clefs que vous avez su identifier et sur lesquels vous avez réussi à dépasser la concurrence. Au-delà des outils, les gages de réussite du référencement naturel passent toujours par la réalisation de nombreux textes au caractère informatif. Il faut donc être capable de s’organiser pour produire régulièrement des textes. C’est une contrainte significative, mais le retour sur investissement peut être très important. Pour les e-commerçants Dès lors que vous faites du e-commerce, d’autres leviers marketing doivent être intégrés à votre réflexion. Les comparateurs de prix sont un levier souvent essentiel pour donner de la visibilité à vos produits. Mais pour être efficace, il est crucial de pouvoir afficher des prix similaires à ceux qu’affiche la concurrence.
    Les programmes d’affiliation sont aussi une solution à considérer. Grâce aux plateformes d’affiliation, vous pouvez recruter un réseau de site internet ciblé qui affichera vos bannières publicitaires. En échange de cet affichage, les sites affiliés sont rémunérés par une commission sur les ventes, les visites ou les contacts commerciaux générés à partir de leurs liens.
    Enfin, un autre levier de trafic qui a le vent en poupe concerne l’optimisation de votre présence sur les réseaux sociaux et les forums. Et bien souvent, ce qui s’avère le plus efficace sera votre capacité à créer du contenu qui intéressera votre public et à le diffuser auprès de personnes qui le partageront à nouveau avec leurs propres contacts.
  • Comprendre les comportements de vos visiteurs
    Pour progresser, vous allez aussi devoir apprendre à interpréter les statistiques de votre site. Combien de visiteurs se sont connectés à votre site ? Par quel mot-clef sont-ils arrivés ? Quelles sont les pages qu’ils ont vues et pendant combien de temps ? Ont-ils fini par acheter un produit ? Les outils de « webanalytics » vous donnent accès à toutes ces données sous forme de tableaux, de courbes et de diagrammes. Ce qui rendra cet outil intéressant sera votre capacité à identifier les bons indicateurs, et à savoir les déchiffrer pour être en mesure de percevoir les problèmes de votre site. Et une fois ces problèmes identifiés, il sera indispensable de prendre des décisions pour les corriger et améliorer votre site. En effet, les chiffres en eux-mêmes n’ont aucune valeur. Les consulter sans être en mesure de les comprendre ne sera qu’une perte de temps. En revanche, apprendre à les déchiffrer vous ouvrira la porte d’une amélioration progressive et continue.

Conclusion
Pour chaque projet numérique important, il est indispensable de s’interroger sur vos objectifs, sur le temps que vous devez mobiliser et les ressources que vous devrez y consacrer. C’est d’autant plus important que le temps à passer et les moyens à mobiliser sont souvent sous-estimés, et qu’il va sans dire que sans temps ni moyen, vous devrez revoir vos objectifs à la baisse.

QUELQUES CONSEILS POUR REUSSIR VOS PROJETS NUMERIQUES

  • Le chef d’entreprise doit consacrer du temps à développer sa réflexion sur la façon dont il peut mettre le numérique au service de son métier. Cette réflexion doit intégrer un plan d’action réaliste. Le plus important n’est pas l’outil, mais bien la stratégie et les compétences que vous développez. Pour s’en convaincre, il faut élargir le cadre et sortir du numérique : la meilleure raquette de tennis ne vous permettra pas de battre Roger Federer car le plus important n’est pas la raquette, mais bien la façon dont on s’en sert.
  • Le recrutement ou le positionnement d’une ressource compétente sur le sujet est un investissement qui s’avère extrêmement productif, cela permet d’améliorer considérablement la relation avec les prestataires et de redonner beaucoup de réactivité aux entreprises.
  • Ne faites pas reposer tout le savoir-faire numérique de votre entreprise sur une seule personne, car si celle-ci quitte l’entreprise, vous aurez perdu l’essentiel. Il faut donc organiser des transferts de compétences, et capitaliser sur vos erreurs qui vous apprennent autant que vos réussites en conservant les retours d’expérience dans une base de connaissance bien structurée.
  • Plus les budgets sont réduits, plus il est nécessaire de faire des choix et de prendre conscience que tout ne pourra pas être fait en même temps. Logiciel de gestion de relation client, site internet, e-commerce... autant de projets parmi lesquels il faudra faire des arbitrages tout en gardant à l’esprit que chaque année devra intégrer son lot de nouveaux projets numériques et de développement de nouvelles compétences sous peine de perte de compétitivité sur le long terme. La numérisation des entreprises est une course de fond, et ceux qui abandonnent au milieu du gué risquent bien de finir noyés d’ici quelques années.
  • La formation et la patience sont absolument essentielles. La numérisation de l’entreprise est une transformation en profondeur. Comme dans toutes les situations où une entreprise développe un nouveau «coeur de métier», les résultats ne sont pas immédiats. Ce n’est qu’une fois les savoir-faire intégrés que l’entreprise commencera à en tirer des bénéfices. La bonne nouvelle, c’est que toutes les entreprises sont engagées dans cette course avec bien souvent les mêmes handicaps, plus vous creuserez l’écart avec vos concurrents, plus leur perte de compétitivité sera difficile à compenser.

Pour arriver à tout ceci il est primordial de se faire accompagner et se former

  • En amont du projet, pour comprendre les enjeux, pour définir une stratégie et pour être en mesure de choisir une solution adaptée aux besoins.
  • Au moment de l’intégration de la solution.
  • Dans la mise en œuvre : une part du contenu sera souvent intégrée par le prestataire, mais rapidement, vous devrez vous former à l’utilisation de la solution. En effet, pour qu’un projet informatique soit réussi, il est essentiel que l’entreprise s’approprie la solution.
  • En aval du projet, pour que vous soyez autonome dans l’utilisation de vos solutions au quotidien.

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  • Si vous vous sentez effrayé vis-à-vis de l’appropriation de ces différentes techniques, soyez sans crainte, Brain-Booster est là pour vous tenir la main.Que ce soit en ce qui concerne l’application des petites astuces d’optimisation de votre efficacité au quotidien ou alors la mise en œuvre de projets structurants, Brain-Booster vous propose des formations, du coaching, de l’accompagnement et du conseil dans le choix des solutions adaptées à votre métier.
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Sources : Livre blanc des bonnes pratiques de l'ORETIC


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